Innfører elektroniske søknadar
No blir det slutt på kassane med søknader etter kvar søknadsfrist. Her er søknadene til Fond for lyd og bilete etter forrige frist.
Kulturrådet er i gong med å gjere alle søknadsskjema elektroniske. Søknadar om posjektstøtte frå Fond for lyd og bilete skal leverast elektronisk til fristen 3. september, Statens kunstnarstipend 15. oktober og Norsk kulturfond til hovudsøknadsfristen 3. desember.
Mange søkjarar har opplevd å måtte springe for å få levert Kulturråds-søknaden i tide, anten direkte til Kulturrådet eller på eit postkontor. Skal du i framtida søkje støtte frå ein av dei cirka seksti ordningane våre, held det å sende inn skjemaet innan søknadsfristen, send-knappen erstattar poststempelet.
Kva betyr det for deg?
Konkret betyr overgangen til elektronisk søknadssystem at alle søknadar og det aller meste av den vidare kommunikasjon med Kulturrådet skal skje elektronisk. Du fyller ut eit elektronisk skjema for ordninga du søkjer på og sender inn. Dersom du har vedlegg, til dømes musikk, bilete eller video må dei konverterast til eit standard digitalt format og sendast inn saman med søknaden.
Skjema blir og enklare. Vi gjer om frå eit skjema per ordning, til saman nesten seksti ulike skjema, til rundt ti. Det betyr at felta blir meir standardiserte, får gode hjelpetekstar og blir kontrollerte for eventuelle feil du måtte gjere når du fyller ut.
- I tillegg til å gjere det enklare for søkjarane, vil elektroniske skjema gje Kulturrådet nyttig informasjon om søkjarane og dei ulike støtteordningane. Vi vil i større grad enn i dag generere rapportar og statistikkar og dermed kunne vise breidda i alt vi støttar, seier direktør Anne Aasheim.
Min nettstad – ny søkeportal
Skal du sende inn søknad må du først registrere deg med brukarnamn og passord. Når det er gjort har du også di eiga side, «Min nettstad». På denne sida kan du mellom anna finne din eigen søknadshistorikk og lese gamle søknadar. Det blir dermed enklare å halde orden på søknadane med Min nettstad. Om du har søkt Kunstnarstipend, støtte frå Kulturfondet eller Fond for lyd og bilde vil du finne søknadane dine same stad.
Her finn du meir informasjon om min nettstad.
På Min nettstad vil også det aller meste av den direkte kommunikasjonen med Kulturrådet gå føre seg. Det er her du får melding om avslag eller tilslag på søknadar, og det er på Min nettstad du sender inn rapportar.
Det kan gå lang tid frå du sendte inn søknaden til du får svar og endå lenge til du skal levere rapportar. Du vil derfor få påminning på mail når det ligg noko i Min nettstad.
- Vi trur søkjarane vil oppleve Min nettstad som eit stort framsteg, seier Aasheim. - Å få all søkehistorikk samla på ein stad vil gjere det lettare å få oversikt over kva du har søkt på og når du skal rapportere.
Fond for lyd og bilete er først ute
Fond for lyd og bilete er dei første til å ta i bruk elektroniske søknadsskjema. Neste søknadsfrist for fondet er 3. september. Då skal alle søknadane leverast elektronisk gjennom Min nettstad. Det blir ikkje mogleg å levere på papir, og heller ikkje mogleg å levere etter fristen. Søknadsskjema for Fond for lyd og bilete blir lagt ut i byrjinga av juli.
Det er berre Fond for lyd og bilde som blir elektronisk i denne omgangen. Etter planen skal dei andre ordningane gå over til elektroniske søknadsskjema seinare i 2013, Statens kunstnarstipend til fristen 15. oktober og Norsk kulturfond 3. desember. Dei andre støtteordningane til Kulturrådet vil bli elektroniske i løpet av 2014.
Sparar miljøet
I 2012 fekk Kulturrådet inn om lag 17 000 søknadar. Desse søknadane har så blitt kopiert opp av Kulturrådet og sendt til medlemene i dei aktuelle utvala. Til saman ville papiret til alle søknadane fylt fire fotballbanar, hatt ei samla vekt på fire tonn og kosta cirka ein million kroner i porto. For å produsere alt papiret måtte ein ha hogd ned minst femti store tre.
Det er altså store økonomiske og miljømessige fordelar ved å gå over til elektroniske søknadsskjema.
Statleg gjenbruk
Det elektroniske søknadssystemet Kulturrådet vil nytte seg av byggjer på Forskingsrådets e-søknadsløysing. Forskingsrådet har arbeidd med denne løysinga i nærmare ti år, så det er eit gjennomprøvd system Kulturrådet no tek i bruk.
Forskingsrådet har gjort store investeringar for å utvikle eSak-løysinga sidan 2002. Samarbeidsavtalen mellom Forskingsrådet og Kulturrådet sikrar at dei to statlege institusjonane saman vidareutviklar løysinga, noko som vil gje kostnadsreduksjon og forbetringar for begge organisasjonane.
Avtalen er i tråd med regjeringas digitaliseringsprogram der digital kommunikasjon skal vere den viktigaste forma for kontakt mellom innbyggjarane og forvaltninga. Vidare er det eit mål å samordne fellesfunksjonar og gjenbruke andre sine systemløysingar.