Råd til norske partnere som søker samarbeid under EØS-midlene

Noen ganger får man henvendelser fra potensielle partnere som legger frem et ferdig prosjektsøknad og trenger bare en partner fra Norge. Dette kan være greit og kan resultere i et godt samarbeid, men som regel anbefaler vi at dere involverer dere tidlig inn i prosjektutviklingsfasen. Gode prosjekter trenger felles planlegging.

Det er to viktige grunner til at dere skal aktivt delta i denne prosessen:  

1. Det gir bedre resultat enn hva man kan oppnå alene; 1 + 1 = mer enn 2!
2. Samarbeidet må ha egenverdi for den enkelte aktøren i partnerskapet. Hva betyr dette?

Hvorfor delta i et EØS-prosjekt?

Det er lurt å tenke gjennom hva dere ønsker å oppnå i et partnerskap, og hva deres virksomhet ønsker. Dette kan være forskjellige (men ikke motstridende) mål.

Tenk på hvorfor dere jobber sammen: vil dere bygge nettverk; bruke hverandres ressurser i å gjennomføre et felles prosjekt; vil dere lære noe av partneren deres som dere ikke har kompetanse på selv; vil dere samarbeide for å skape innovasjon?

Et godt partnerskap gir muligheter langt utover et enkelt prosjekt. Ta dere tid til å tenke på hva slags samarbeid dere ønsker. 

Vellykkede samarbeidsprosjekter trenger felles planlegging

• Bli enige om prosjektets mål
• Bli enige om hvilken rolle dere skal ha i prosjektet
• Tenk gjennom om dere har nok ressurser til å fylle deres rolle
• Avklar med partneren deres hvilke utgifter dere skal ha dekket
• Sørg for at dere har nok ressurser til administrasjonen av prosjektet

Sett dere inn retningslinjene for utlysningen

Når en utlysning publiseres, legger vi alltid ved lenke til den offisielle  utlysningsteksten. Les denne nøye og last ned alle dokumentene som hører til utlysningen, spesielt veilederen for søkere, om det finnes. Denne er ment til hovedsøkeren, men mye nyttig informasjon i veilederne gjelder også for norske partnere.   

Om dere kommer inn i prosjektet på et senere tidspunkt (dvs. prosjektet er allerede utviklet), sørg for at dere får all nødvendig informasjon om prosjektet (beskrivelse, aktiviteter, deres rolle og hele budsjettet) på engelsk.

I presentasjonen under finner du viktige tips til hva en må huske på i søken etter og i oppstartsfasen av et prosjektpartnerskap og EØS-prosjekt.

Trykk her for presentasjonen

Partnerskapsguide

Det er en del spørsmål som dukker opp i forbindelse med internasjonalt samarbeid. I guiden under får du blant annet svar på

• Hva som må til for å bli prosjektpartner i et EØS-prosjekt innen kunst- og kultursamarbeid
• Hvordan bli prosjektpartner
• Hvordan etablere et samarbeid
• Hvordan gå frem for å sammen utvikle et prosjekt
• Hvordan søke midler
• Hvordan lage en partnerskapsavtale
• Hvordan implementere prosjektet
• Hvordan få dekket utgifter
• Hvordan oppfylle krav til informasjon og kommunikasjon

Les partnerskapsguiden her

Vi oppfordrer alle til å begynne å arbeide med partnerskapsavtalen så tidlig som mulig. Tenk gjennom hva dere trenger å få med i avtalen, og vær nøye med å forstå alle punkter! Men - vær obs på at partnerskapsavtalen skal signeres etter dere eventuelt har fått tilskudd!

Flere land har laget en ferdig mal for partnerskapsavtalen. Den kan være et godt utgangspunkt for hva som bør være med, men dere bør sørge for at den er tilpasset deres prosjekt og deres virksomhet. Lenker til malene finner du nederst på siden.

Vær nøye med partnerskapsavtalen

Ble prosjektet deres valgt ut for finansiering, må dere skrive under på en partnerskapsavtale med prosjektpartneren deres.

Partnerskapsavtalen signeres mellom dere og deres partner etter at dere eventuelt har fått tilskudd.

Partnerskapsavtalen er dokumentet som regulerer deres samarbeid med deres partner. Partnerskapsavtalen skal undertegnes av alle partnere i prosjektet etter at prosjektet er blitt valg ut for finansiering. Dokumentet inneholder informasjon om bla. prosjektet, hvem samarbeidspartnerne er, hvilke oppgaver og roller hver partner har, samt et detaljert budsjett og rapporteringskrav.

Sett av tid til å tenke gjennom og diskutere hvert punkt i avtalen i detalj med deres partner og sørg for at alle deres behov er dekket og inkludert i avtalen. Sørg for å avklare og få full forståelse av rapporteringskravene for prosjektet. Ikke nøl med å stille spørsmål. Programoperatøren er forpliktet til å svare og avklare alle spørsmål dere og deres partner kan ha.

Sørg for å få en full oversikt over rapporteringskravene i prosjektet. Sørg for å få en full forståelse av dokumentasjonen som kreves etter at prosjektet er satt i gang.

Generelle råd for partnerskapsavtalen

• Det antas at dere som prosjektpartner har hatt en aktiv rolle i utforming av prosjektsøknaden. Det kan likevel være greit å få tilsendt en kopi av innsendt søknad og budsjett fra prosjektpartneren din.
• Alt du skal gjøre som partner skal inn i avtalen. Det gjelder økonomisk ansvar, andel av samlet budsjett og f.eks. ansvar for aktiviteter enten de foregår i mottakerlandet eller i Norge.
• Ha helst et møte med samarbeidspartneren der dere går igjennom partnerskapsavtalen punkt for punkt.
• Still spørsmål til avtalen. Ikke skriv under på noe dere ikke forstår!
• Ikke la dere binde av malen! Partnerskapsavtalen skal være tilpasset deres prosjekt. Forenkle språket om nødvendig.
• Sett dere inn i relevant materiale! Les dokumentene og retningslinjene som foreligger sammen med utlysningen, her er det nyttig informasjon å hente.
• Er det flere partnere på norsk side? Hold tett kontakt!
• Er dere med som partner i flere land? Husk at kravene varierer fra land til land.

Andre ting å være oppmerksomme på

Hold dere oppdatert om eventuelle endringer gjort i prosjektet og i budsjettet som følge av evalueringsprosessen.

Eksempel: Noen ganger får innvilgede prosjekter mindre støtte enn det ble søkt om. Som konsekvens av dette må prosjektet og budsjettet justeres. Alle endringer i budsjettet må avklares skriftlig med partnere i prosjektet før det sendes til prorgramoperatøren.

Krav til spesifisering av metoden for utregning av indirekte kostnader for dere som partnere.

Maler og råd for utfylling av partnerskapsavtale

Sekretariatet for EØS-midlene har utarbeidet en generell veileder for samarbeid, men en mal og råd om hvordan fylle ut en partnerskapsavtale. Vi anbefaler alle partnere i prosjekter som har fått tilsagn om finansiering gjennom EØS-midlene til å lese disse.

Partnerskapsguide - hvordan fylle ut en partnerskapsavtale

Mal for partnerskapsavtale

Ikke utsett vanskelige samtaler om økonomi – det er i avtalen grunnlaget fremover legges.

• Partnerskapsavtalen skal inneholde et detaljert budsjett. Der skal det blant annet gå frem hvilke utgifter prosjektet skal dekke, og hvem som har ansvaret for hvilken utgift.
• Sett av tilstrekkelig midler til oversettelse! Erfaringsmessig er det ofte satt av for lite midler til oversettelse, og det går særlig ut over kvaliteten.
• I noen prosjekter har det vært vanskeligere å skaffe publikum i Norge enn i mottakerlandet. Pass på å legge inn nok midler til annonsering o.l.!
• Bli enige om hvordan dere som partner skal dokumentere utgifter i prosjektet. Som regel kan dette gjøres på to ulike måter (originalkvitteringer eller revisorbekreftelse), men dette varierer fra land til land. Sjekk reglene!
• Vær obs på prisforskjellene mellom Norge og samarbeidslandene. Vi har laget en enkel veileder om kultursamarbeid og norsk prisnivå, den er tilgjengelig lenger nede på siden.
• Ikke glem kostnader til oversettelser. Sett av nok økonomiske ressurser til dette arbeidet.
• Sjekk om dere kan dekke lønnskostnader til en prosjektkoordinator. Det vil hjelpe dere i deres arbeid.
• Sjekk kravene til dokumentasjon av utgifter i prosjektet. Som regel kan dette gjøres enten ved å fremlegge kvitteringer/faktura eller med revisorerklæring. Sjekk hva som gjelder for deres prosjekt/land.
  • Vi anbefaler revisorerklæring. Husk å bli enig med partnerne deres om hvor ofte dere skal levere dette.
• Husk at kostnader for revisorerklæring kan dekkes gjennom prosjektet. Da må dette inn i budsjettet fra starten.
• Vær oppmerksom på at valutasvingninger ikke anses som godkjente utgifter. Legg gjerne inn litt sikkerhetsmargin i budsjettet om dere er nervøse for endrede euro/krone-kurser.
• Vær oppmerksom også på at bankkostnader for transaksjoner ikke anses som godkjente utgifter.
• Merk også at det som regel er mulig å la prosjektansvarlig dekke alle utgifter direkte (dvs. at alle fakturaer utstedes til prosjekteier).

Andre ting å være oppmerksom på

• Hold dere oppdatert om eventuelle endringer gjort i prosjektet og i budsjettet som følge av evalueringsprosessen.
  • For eksempel: Noen ganger får innvilgede prosjekter mindre støtte enn det det ble søkt om. Som konsekvens av dette må prosjektet og budsjettet justeres. Alle endringer av budsjettet må avklares skriftlig med partnerne i prosjektet før det sendes til Programoperatøren.      
• Krav til spesifisering av metoden for utregning av indirekte kostnader for dere som partnere.
• Vær obs på at det finnes konkrete og spesifikke krav for kommunikasjon om prosjektet. Sjekk med partneren deres og lag en felles kommunikasjonsplan etter kravene fra Programoperatøren.

En mer generell kommunikasjonsveileder kan dere også finne her

Prisnivået i Norge kan være overraskende høyt for mange utenlandske kulturaktører. Under finner du en prisliste over et utvalg varer og tjenester i Norge i 2019.

Partnerne i prosjektene planlegger budsjettet sammen. For de utenlandske aktørene kan norske priser være overraskende høye. Kulturrådet har derfor utarbeidet en liste som gir en indikasjon på norsk prisnivå. Prisene kan variere. Merk at listen er ment som en veiledende hjelp for norske og utenlandske kulturaktører i prosjektsamarbeid under EØS-midlene. Listen er på engelsk.

Travel and living expenses in Norway (pdf)

Andre lenker det kan være verdt å sjekke ut:

Statens reiseregulativ